Privacyverklaring – Opgaaf Gegevens Loonheffingen

Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Uw werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u via dit formulier verstrekt. Dat betekent dat uw werkgever bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op welke wijze.

PERSAL.ONLINE levert de software waarmee dit formulier beschikbaar wordt gesteld en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van uw werkgever. PERSAL.ONLINE treedt daarbij op als verwerker in de zin van artikel 4, onderdeel 8, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Met uw werkgever is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28 AVG.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met uw werkgever.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw situatie kunnen via dit formulier de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • naam en voorletters
  • burgerservicenummer (BSN)
  • adresgegevens
  • geboortedatum
  • gegevens over de toepassing van de loonheffingskorting
  • uw digitale handtekening
  • datum en tijdstip van ondertekening
  • technische gegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige verwerking en het functioneren van de applicatie (zoals loggegevens)

Er worden uitsluitend persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de doeleinden die hieronder zijn beschreven.

3. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Uw werkgever verwerkt deze gegevens om:

  • te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de fiscale wetgeving, waaronder de Wet op de loonbelasting 1964
  • de salarisadministratie correct uit te voeren
  • de juiste inhouding en afdracht van loonheffingen mogelijk te maken
  • de juistheid, volledigheid en integriteit van de administratie aan te tonen

De persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden of geautomatiseerde profilering.

4. Op welke grondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Uw werkgever verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG) — voor het verzamelen, vastleggen en bewaren van de gegevens die noodzakelijk zijn voor de loonadministratie en de uitvoering van fiscale verplichtingen.

Uitvoering van de arbeidsovereenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) — voor zover persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de salarisverwerking.

Voor de verwerking van deze persoonsgegevens wordt geen beroep gedaan op uw toestemming.

5. Aan wie worden uw persoonsgegevens verstrekt?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan partijen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden of wanneer dit wettelijk verplicht is. Dit kunnen onder meer zijn:

  • uw werkgever
  • salarisadministrateurs of payrollverleners die namens uw werkgever werkzaamheden uitvoeren
  • de Belastingdienst
  • andere overheidsinstanties indien de wet daartoe verplicht

PERSAL.ONLINE verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden voor eigen doeleinden.

6. Bewaartermijnen

Uw werkgever bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Voor gegevens die onderdeel uitmaken van de loonadministratie gelden wettelijke fiscale bewaartermijnen. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

7. Beveiliging

Uw werkgever en PERSAL.ONLINE nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking. Hieronder vallen onder meer:

  • versleutelde communicatie via TLS
  • versleutelde opslag van gevoelige gegevens
  • toegangsbeveiliging op basis van autorisaties
  • logging en monitoring
  • periodieke beveiligingsupdates en onderhoud
  • maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te waarborgen

De getroffen beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast aan nieuwe risico's en technologische ontwikkelingen.

8. Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

In beginsel worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend indien wordt voldaan aan de voorwaarden van hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen.

9. Uw privacyrechten

U heeft, voor zover de AVG daarin voorziet, de volgende rechten:

  • recht op inzage
  • recht op rectificatie
  • recht op gegevenswissing
  • recht op beperking van de verwerking
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens
  • recht van bezwaar tegen de verwerking, voor zover de AVG daarin voorziet

Verzoeken met betrekking tot deze rechten kunnen worden ingediend bij uw werkgever als verwerkingsverantwoordelijke.

10. Verplichte verstrekking van gegevens

Een deel van de persoonsgegevens die in dit formulier worden gevraagd, moet op grond van wet- en regelgeving worden verstrekt. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kan uw werkgever mogelijk niet voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen of de salarisadministratie correct uitvoeren.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

De persoonsgegevens die via dit formulier worden verstrekt, worden niet gebruikt voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 AVG.

12. Klachten

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet zorgvuldig worden verwerkt, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met uw werkgever. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met uw werkgever. Indien uw werkgever een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) heeft aangewezen, kunt u ook contact opnemen met deze functionaris.

Juridische grondslagen

Deze privacyverklaring is opgesteld met inachtneming van onder meer:

  • artikelen 5 en 6 AVG (beginselen en rechtmatigheid van verwerking)
  • artikel 13 AVG (informatieverstrekking aan betrokkenen)
  • artikel 24 AVG (verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke)
  • artikel 28 AVG (verwerkers)
  • artikel 32 AVG (beveiliging van de verwerking)
  • hoofdstuk V AVG (internationale doorgiften)
  • de Wet op de loonbelasting 1964 en overige toepasselijke fiscale wetgeving